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内蒙古商贸职业学院公文处理办法
时间:2017-11-03 10:07:57  来源:  作者: 点击数:174

 第一章  总则

第一条  为使学院公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》的精神,特制定本办法。

第二条  公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列工作。

第三条  公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。

第四条  公文管理体制采取集中统一领导和分级管理的原则。

第五条  各部门要高度重视公文处理工作,指定专人进行管理,以提高工作效能。

第二章  公文种类、格式及发布形式

第六条  学院公文种类主要有:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等。

第七条  学院公文格式:由密级、紧急程度、学院标识、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期组成。

(一)标题,要简要概括公文的主要内容并注明文种。

(二)主送机关,指主要受理机关,应使用全称或规范性简称。

(三)发文字号,包括机关代字、年份、序号。联合行文,只注明主办机关发文字号。

(四)正文,除综合性公文外,正文应一文一事,力求简短,主题突出,观点鲜明,文字通顺。

(五)附件说明,应注明附件顺序和全称。

(六)成文日期,以签发日期为准,联合行文以最后机关负责人签发日期为准。

(七)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。结构层次数,第一层为“一”,第二层为“(二)”,第三层为“(1)”

(八)保密公文,应根据密级,分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”。

(九)紧急公文,应根据紧急程度,分别注明“特级”、“急”。

(十)学院党政部门(党政办除外)一般不对外正式行文,对外行文,首页一律使用冠以学院全称的正式公文稿纸。

(十一)公文用纸一般采用国际标准A4型,一律左侧装订。

第八条  学院公文发布的主要形式及适用范围

(一)《中共内蒙古商贸职业学院委员会文件》(发文字号为“内商职院党字[20xx]x号”),用于院党委传达贯彻国家方针、政策,转发上级机关文件,发布学院重要工作、决策事项,向上级机关报告、请示工作。

(二)《内蒙古商贸职业学院文件》(发文字号为“内商职院字[20xx]x号),用于传达贯彻国家方针、政策,作出工作部署,转发上级机关文件,发布学院规章制度,重大工作决定,向上级机关报告、请示等。

(三)《内蒙古商贸职业学院党政办公室文件》(发文字号为“内商职院办字[20xx]x号”),用于根据授权,传达学院党政指示,答复下级党政部门的请示,转发上级机关文件,批转下级机关的报告、请示,部署涉及全院的一般常规性工作、党政办公会议纪要、决议、决定等。

(四)《内蒙古商贸职业学院》(发文字号“内商职院函字[20xx]x号”),用于学院对外部平行机关或不相隶属的机关联系和商洽工作、询问和答复问题。

第三章公  公文审批和运转程序

第九条  公文审批和运转程序按ISO9000《程序文件清单》中《文件控制程序》规定执行。

第十条  收文

(一)由党政办公室拆封。一般例行公文,由党政办主任签批后转业务部门承办;重要公文,由党政办主任签批,呈送有关院领导阅批,再转业务部门承办;内容涉及几个部门的,应明确主办和协办部门。

(二)外单位直接寄给部门或个人的公文,属一般性的,可按业务分工由主管人员承办;重要公文,一律交到党政办,按规定程序办理。

第十一条  发文

(一)学院发文,由主办单位拟稿、核签、会签,送达党政办文秘人员复核,由党政办主任审签后,呈报书记、院长或分管副书记、副院长签发;属日常例行公文,由党政办主任签发,并承担承印工作。

(二)各单位在职权范围内,以部门名义向业务对口部门行文,或院内行文,由本部门领导签发,本部门承印。

(三)各部门向学院呈送请示、报告,须先送达党政办,由党政办主任审签后,呈送主管领导签批,并将签批办理意见转回原单位办理保存,各单位不得自行多头呈送学院领导或直接呈送学院领导本人。

(四)各基层部门(系部所属单位)未经本部门同意或授权,一般不得越级向学院呈送请示、报告。

(五)各级领导签批(含签发文件),要用钢笔或碳素笔,明确签署意见并签全名,注明签批时间,以便存档和查阅。

第四章  公文收发管理

第十二条  各单位收发文由本单位文书管理人员严格履行登记、编号、签批手续,防止丢失。

第十三条  收发文严格执行登记、编号、签批、催办、审核办结,清退归卷程序。以上程序,其中催办是关键环节,解决只送不催,只签不结的问题,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

第十四条  收发文使用统一格式的登记薄,发文使用统一印制的发文稿纸并认真填写,正文一般用打印文稿。

第十五条  院外发文,文书人员要确认审批手续无误后,再用印发出。

第十六条  各单位收到文件后,要及时处理。一般文件停留时间不超过一天;限期文件,在期限内处理完毕;急件,随到随办。

第五章  公文归档

第十七条  公文立卷归档,按学院《档案管理制度》执行。

第六章    

第十八条  本办法解释权归党政办公室。

第十九条  本办法自发布之日起执行。